اصول سیستم سازی

چگونه اصول سیستم سازی نیازهای یک تجارت را برطرف می کند؟

پیش از توسعه سیستم میبایست به درک کاملی از آن رسیده باشید. سیستم جهت حمایت از شیوه اختصاصی کسب و کار و ایجاد آن به کمک طراحی هوشمندانه، پایگذاری شده است. این فرایند قابل تکرار بوده و امکان بررسی و بهبود آن وجود دارد. به کمک سیستم انجام کارها با حداقل خطا میسر می گردد. طراحی سیستم یکی از اصول اساسی کسب و کار می باشد. کسب نتایج ثابت و عدم وابستگی به افراد، از مزیت های بیشمار این فرایند است. آشنایی با اصول سیستم سازی اولین قدم در طراحی یک سیستم کارآمد بوده که منجر به تسهیل رویکردهای تجاری و پیشرفت کارایی آن می شود.

5 اصل اساسی سیستم سازی کدام است؟

1.     نحوه نگرش شما نسبت به تجارت خود، شیوه اجرای آن را تعیین می کند

صاحبان کسب و کار با سه نگرش متفاوت می توانند تجارت خود را بررسی کنند. در نخستین مورد از اصول سیستم سازی به تشریح این دیدگاه ها پرداخته می شود. از نقطه نظر یک تکنسین تمرکز اصلی در تجارت بر کار روزمره مورد نیاز جهت تولید، فروش و تحویل می باشد. در این نگرش امکان عقب نشینی و یا نگاه کردن به تصویر کلی وجود ندارد. دیدگاه دوم از زاویه دید یک مدیر است. مدیران در راستای تعیین جایگاه افراد و سیستم جهت کسب نتایج عمل کرده و به واسطه آنالیز داده، بهبود مستمر را هدف قرار می دهند. آخرین نگرشی که در اولین نکته از اصول سیستم سازی مطرح شده، مربوط به کارآفرین می باشد. چنین شخصیتی همه چیز را به خوبی تحت نظر گرفته و نوع تجارت را تعریف می کند. هدف کارآفرین نزدیک کردن تجارت خود به نقطه ایده آلی است که در ذهن دارند. با شناخت این سه نگرش صاحبان تجارت می توانند توجه خود را در جای درست معطوف کرده و رشد کسب و کار را به ارمغان آورند.

2.     تمامی تجارت ها 7 سیستم مشابه دارند

دومین مورد از اصول سیستم سازی به تشابهات تمامی تجارت ها می پردازد. همه کسب و کارها از 7 سیستم ضروری متشکل شده اند از جمله: اصول اساسی شامل رهبری، بازاریابی، امور مالی و مدیریت. و فعالیت ها شامل تامین مشتری، تبدیل سرنخ و تولید سرنخ. سه اصل اولیه استراتژی کسب و کار را تعیین کرده و فعالیت ها متمرکز بر شیوه انجام کارها می باشند. بر همین اساس تعامل فعال با این سیستم ها، بهبود تجارت و تمایز را به همراه دارد.

3.     ایجاد یک تجارت مبتنی بر سیستم، تصمیمی استراتژیک است

بر اساس سومین فاکتور از اصول سیستم سازی نبود استراتژی مستند برای عملکرد 7 سیستم مذکور، نشانگر عدم تولید نتایج مورد نظر است. به منظور رسیدن به نتیجه مطلوب طراحی هدفمند سیستم ضروری است. بنابراین نمی توان برای کسب موفقیت به یک سیستم اتفاقی که به طور پیش فرض تکامل یافته، اتکا کرد. تجارت مبتنی بر سیستم امکان توسعه کسب و کار به شیوه دلخواه را میسر می سازد.

4.     سیستم ها آزادی عمل بیشتری به همراه دارند

در نگاه اول ایده سیستم سازی ممکن است محدودکننده به نظر رسد، چرا که نیازمند انجام یک سری فرایندهای تکراری است. اما اصول سیستم سازی تضمین می کند که با اجرای این روند، آزادی بیشتری برای تجارت ایجاد شده و با کارکرد صحیح و کارآمد تمامی بخش ها، کسب نتایج ثابت، مطمئن و رشد پایدار میسر می گردد.

5.     دقت عملکرد و رضایت مشتری

فواید راه اندازی سیستم تنها به صاحبان تجارت، محدود نشده و مشتریان نیز به عنوان یکی از اجزاء مهم هر تجارتی متوجه تغییرات می گردند. بدین ترتیب ثبات و نتایج سریع، جلب مشتریان و رضایت آنها را در پی دارد. عمل کردن به وعده ها منجر به بازگشت مجدد مشتریان شده و نیک نامی تجارت را حفظ می کند. شناخت اصول سیستم سازی پیش زمینه ای برای اجرای موفق این فرایند در هر تجارتی می باشد.

برای سیستماتیک کردن گردش کار چه مراحلی مطرح است؟

1.     اهداف فرایند را تعریف کنید

پیش از تعیین فرایند، توصیه می شود که اهداف آن روشن گردند. به عنوان مثال اهداف فرایند پذیرش کارمند توسط مسئول مربوطه شامل:

• ادغام کارمند جدید
• هدایت نیروی جدید
• ارائه کامل مزایا و مستندات
• شفاف سازی انتظارات
• تنظیم برنامه زمانبندی ورود

2.     تعیین وظایف تکراری

همانطور که در اصول سیستم سازی بیان گردید، در اکثر فرایندهای سیستم، وظایف مشابهی قرار می گیرند. به منظور ساده سازی این فرایندها، تهیه چک لیستی از این وظایف تکراری توصیه می شود. بدین ترتیب در هنگام اجرای جریان کار، الگوی مستندی وجود دارد تا در هنگام نیاز به آن مراجعه کرد.

3.     پیاده سازی و پالایش

پس از مستندسازی فرایندها به عنوان گامی اساسی، در راستای اجرای آن اقدام می شود. برخی ابزارها صاحبان تجارت را در روند سیستماتیک کردن یاری می کند. از جمله:

• چک لیست ها
• Templates
• Roadmaps
• Journey maps
• تقویم ها
• نمودارها
• دستورالعمل های فرایند