اغلب کسب‌وکارهایی که در حال حاضر در کشور ما وجود دارند

پول‌سازند اما ثروت‌ساز نیستند.

علی قلی زاده

اغلب کسب‌وکارهایی که در حال حاضر در کشور ما وجود دارند، پول‌سازند اما ثروت‌ساز نیستند.

برخی از مطالبی که در ادامه مرور خواهیم کرد

برخی از مطالبی که در ادامه مرور خواهیم کرد

مقدمه

سیستم سازی چیست؟ تقریبا دغدغه اصلی هر مدیری، اداره درست کسب‌وکار و کارمندانش است تا در نهایت بتواند به هدف نهایی خود در کار، یعنی سودآوری بیشتر برسد و تمام مدیران از هر روشی که باعث زیاد شدن سودشان بشود استقبال می‌کنند. اما همیشه هرکسی تلاش می‌کند تا کوتاه‌ترین و درعین حال ساده‌ترین مسیر را از بین تمام مسیرهای موجود انتخاب کند؛ چراکه به زحمت و استدلال کمتری نیاز دارد. به‌قول کِلی جانسون، «ساده، حتی در حد احمقانه!»

پس مطالعه این مقاله به مدیرانی پیشنهاد و توصیه می‌شود که به دنبال ساده‌ترین توضیح‌ها در کسب‌وکار خود می‌گردند و دیگر حوصله سروکله زدن‌های اضافی را ندارند! ساده‌ترین راه‌حل برای یک صاحب کسب‌وکار، فقط در یک کلمه خلاصه می‌شود: «سیستم‌سازی»

سیستم‌سازی دربرگیرنده راهکارها و دستورالعمل‌هایی است که با استفاده از آن‌ها بتوان کارها را با کمترین صرف انرژی به‌سمت بیشترین خروجی هدایت کرد. اگر در یک کسب‌وکار، سیستم‌ها به‌خوبی پایه‌گذاری نشده باشند، امکان بروز اشتباه، بی‌نظمی و هرج‌ومرج تا جایی بالا می‌رود که یا مدیر را از ادامه راه منصرف می‌کند یا به‌خاطر مشغله کاری زیاد و نداشتن وقت کافی برای استراحت، مدیر خودبه‌خود منصرف می‌شود!!

تعریف کلی سیستم

هر فرآیندی که یک چرخه تکرارشونده را نشان دهد و تمام اجزای آن مرتبط با یکدیگر باشند، یک سیستم است که قرار است درنهایت به یک سمت‌وسو هدایت شود و دقیقا همین ارتباط نزدیک باعث می‌شود آن کار سریع‌تر انجام شود.

سیستم سازی چیست؟

در واقع هم‌سویی و هم‌جهتی شاخصه اصلی یک سیستم واقعی است.

دقیقا کسب‌وکار هم یک سیستم تشکیل‌شده از چند زیرسیستم‌ است و اگر با یکدیگر هم‌سو و هم‌جهت پیش بروند، یک خروجی مشخص به‌وجود می‌آورند که در سیستمِ کسب‌وکار، سودی که در نهایت ایجاد می‌شود همان خروجی مشخص است. اما در کسب‌وکار به جز سود بیشتر، نظارت کمتر مدیر هم اهمیت دارد که با سیستم‌سازی به‌راحتی می‌توان به مدیران کمک کرد تا وابستگی خود به کسب‌‌وکار را کم و کمتر و در عین حال سودآوری و رشد کسب‌وکار خود را بیشتر کنند تا با کمترین اصطکاک و بیشترین سرعت رو به جلو در حرکت باشند؛ چرا که وظیفه یک مدیر باهوش این نیست که هر روز تمام انرژی خود را برای خاموش کردن شعله‌های آتشی صرف کند که از طرف محیط کاری یا کارمندان یا … زبانه می‌کشند، بلکه به جای تمام این کارها، او وظیفه دارد یک سیستم ضدحریق بسازد تا مطمئن باشد با وجود آن دیگر هیچ آتشی شعله‌ور نخواهد شد.

تعریف سیستم سازی

از زبان علی قلی زاده

سیستم سازی چیست؟ اغلب کسب‌وکارهایی که در حال حاضر در کشور ما وجود دارند، پول‌سازند اما ثروت‌ساز نیستند. ثروت‌ساز نیستند از این جهت که خود صاحب کسب‌وکار و پرسنل آن، برای پیشبرد کارها حتما باید بالای سر آن کار باشند و به محض قطع شدن این ارتباط، فضا، جریان و گردش مالی هم قطع می‌شود.

درنتیجه اگر شما به‌عنوان صاحب یک کسب‌وکار در پی ورود پول‌های هنگفت هستید، اگر قصد دارید ثروت‌ساز باشید و آن ثروت بدون خطا وارد سیستم شده و ماندگار شود، سیستم‌سازی پیشنهاد اول و آخر من به شماست.

علی قلی زاده

سیستم سازی در دنیا

رهبران موفق شرکت‌های کوچک و بزرگ، چه افرادی هستند؟

قطعا آن‌ها انسان‌هایی متفاوت و خارق‌العاده نیستند. همه آن‌ها افرادی سخت‌کوش، هوشمند، هدفمند و پرتلاش‌اند؛ اما عامل اصلی موفقیت این افراد این عوامل نیست؛ بلکه دیدگاهی است که به سیستم دارند و این دیدگاه در افرادی که سازمان‌های بزرگ و موفق را مدیریت می‌کنند، درونی و ذاتی شده است و تعداد کمی از افراد هستند که می‌توانند حقایق و معجزات دنیای سیستم‌ها را درک کنند و به همین علت رهبرهای موفق بر روی تکامل، ارتقای کارایی و درعین حال نگهداری و مراقبت از سیستم‌ها تمرکز می‌کنند.

اکثر کارآفرینان و صاحبان مشاغل موفق و مطرح در دنیا، روند کاری متفاوتی نسبت به سایر افراد جامعه دارند و خیلی کم پیش می‌آید تا از خستگی زیاد شاکی یا خواهان کار کمتر باشند و این مساله به بیشتر از ۲۵ سال قبل برمی‌گردد. یعنی زمانی که مایکل گربر، مربی و مشاور بی‌نظیر در زمینه توسعه تجارت و کسب‌وکار، برای اولین بار مفهوم سیستم سازی را مطرح کرد و بر همین اساس تغییراتی در سیستم‌های کاری به ‌وجود آمد که باعث شد این افراد به کسب‌وکار خود مثل یک ساعت نگاه کنند و مثل افراد دیگر روزبه‌روز خسته‌تر و بی‌انگیزه‌تر از قبل به کارشان نپردازند. سیستم سازی چیست؟

عاملی که نظم و ثبات و عمر طولانی یک تجارت را تضمین می‌کند مقوله‌ای نیست ‌جزسیستم‌سازی.

برخی از مقالات سیستم سازی

برخی از مقالات سیستم سازی

ما در اینجا تعدادی محتوای آموزشی ویژه شما قرار داده ایم

ما در اینجا تعدادی محتوای آموزشی

ویژه شما قرار داده ایم

چه کسانی به سیستم‌سازی نیاز دارند؟

به‌طور کلی برای بهبود مدیریت، فروش و باقی فرآیندها، هر کسب‌وکاری، کوچک یا بزرگ، نوپا یا سابقه‌دار به سیستم‌سازی نیاز دارد چراکه با سیستم‌سازی می‌توان انرژی یک مدیر را ذخیره کرد و در عوض فرصت رسیدگی به کارهای دیگر و ضروری‌تر را به او داد.

اما اگر بخواهیم به شکل جزئی و موشکافانه‌تری نگاه کنیم، دسته‌بندی‌هایی وجود دارد که با توجه به ویژگی‌های هرکدام، می‌توانید بررسی کنید آیا شما هم در این دسته‌بندی قرار می‌گیرید یا خیر. اگر حداقل یکی از این دسته‌ها با ویژگی‌های فعلی کار شما مطابقت دارد، بدانید سیستم‌سازی از نان شب برایتان واجب‌تر است.

دسته اول: مدیرانی که از کار زیاد خسته هستند و حجم کارهایی که روی سرشان ریخته آنقدر زیاد است که به قول خودشان وقت سر خاراندن هم ندارند و جدا از همه این موارد دلشان نمی‌خواهد تمام کارها را خودشان انجام دهند.

دسته دوم: مدیرانی که از وقفه‌های گاه‌وبیگاه کارمندان خود به ستوه آمده‌اند و به‌خاطر تنبلی‌ و از زیر کار در رفتن آن‌ها مجبورند روزانه قسمت اعظمی از توجه خودشان را صرف کنترل و نظارت بر روی کارمندان کنند.

دسته سوم: مدیرانی که به دنبال یک ثبات کاری هستند؛ همچنین رشد مستمر و توسعه کسب‌وکار خود برایشان در اولویت قرار دارد اما به دلایل بسیاری، امکان به‌وجودآوردن این شرایط برای خودشان را ندارند.

دسته چهارم: مدیرانی که ترجیح می‌دهند بدون حضور مستقیم خود در محل کار کسب درآمد کنند و دیگر تحمل حضور دائم در محل کار را ندارند.

دسته پنجم: مدیرانی که به دنبال ادامه دادن نسل کارمندهای متخصص هستند و درنتیجه برای آموزش و پرورش نیروهای خود زمان می‌گذارند.

دسته ششم: و در نهایت مدیرانی که ذهن خلاقی دارند و همیشه برای برنامه و ایده‌های جدید آمادگی دارند، اما به‌دلیل حجم زیاد کارها زمان و توان رسیدگی به ایده‌ها و برنامه‌‌های خود را ندارند.

تو برای پول کار میکنی یا پول برای تو؟!

تو برای پول کار میکنی

یا پول برای تو؟!

رابرت کیوساکی میخواست یه کاری کنه که پول براش کار کنه

ویدیو زیر رو با هم ببینیم

مزایای داشتن سیستم‌سازی

همانطور که گفته شد، سیستم‌سازی همیشه ساده‌ترین راه برای انجام هر فرآیندی را مقابل شما می‌گذارد. اما دلایل مستند دیگری هم برای سیستمی کردن کسب‌وکارتان و شفاف سازی فرآیندها وجود دارد که برخی از مهم‌ترین دلایل آن به شرح زیر است:

آزادتر شدن وقت مدیران:

زمانی‌که کسب‌وکار شما در نظم و دقت بیشتری به‌ سر برد، فرآیندها واضح شوند و همه چیز کاملا روی ریل حرکت کند، وقت مدیر آزادتر شده و می‌تواند از آن زمان اضافه در جهت کارهای خلاقانه‌تر و حتی استراحتی که سال‌هاست در انتظار آن است استفاده کند.

سیستم‌سازی و ثبات:

به دلیل اینکه سیستم سازی اصول و چهارچوب مشخصی شکل می‌دهد، اشتباهاتی که قبلاً پیش می‌آمد جای خود را به یک سیستم باثبات و محکم می‌دهد که دیگر قرار نیست با کوچکترین تکان و لرزه‌ای مدیر نگران ریزش کل سازمان باشد و وقتی نگرانی مدیر از بین برود، رسیدگی مؤثر او به مسائل شروع می‌شود.

کاهش هزینه‌ها:

سیستم‌سازی رابطه و تاثیر مستقیمی بر کم کردن هزینه‌های کسب‌وکار دارد. به دلیل اینکه وظایف تکراری را خودکار می‌کند، ریسک فرآیندها تا حد زیادی کاهش می‌یابد که منجر به کاهش هزینه‌های تولید، مدیریت منابع و دیگر بخش‌های سازمان می‌شود و درنهایت همین امر باعث می‌شود حدود ۴۰ تا ۵۰ درصد هزینه‌ها کاهش یابد که درنتیجه سود بیشتر کسب‌وکار را به‌ همراه خواهد داشت.

بهبود عملکرد و کارایی:

تا وقتی سیستم سازی راه‌اندازی نشده باشد، کارمندان معمولاً رفتار و عملکرد باری به هرجهت دارند و هرکدام طبق روش و سلیقه شخصی خود کارها را پیش می‌برند. اما با سیستم سازی فرآیندها شفاف و مستند می‌شوند و درنتیجه کل تیم با یک روش خاص و مشترک به سمت اهداف شرکت حرکت می‌کنند که همین امر افزایش کارایی تیم و درنتیجه سازمان را به‌ همراه دارد.

افزایش کارایی:

با مشخص کردن وظیفه و حیطه کاری هر شخص بر اساس سیستم‌ها، دیگر جایی برای اشتباهات مکرر و اتلاف وقت نمی‌ماند و درعوض به مدیر فرصتی برای بهینه‌سازی کارهای روزمره و آزادکردن زمانی برای تمرکز کردن بر کارهای واجب‌تر می‌دهد.

بهینه‌سازی‌ارتباطات:

یکی از نابودگرهای هر کسب‌وکاری، ارتباطات نادرست است که به‌دلیل اصولی نبودن، زمان و سود را تلف کرده و سازمان را از ساختار درست ارتباطات داخل و خارج سازمانی دور می‌کند که با ثبت دقیق رویه‌ها این معضل هم برطرف خواهد شد.

میسر ساختن رشد بیشتر:

وقتی آموزش‌های هدفمندتری در اختیار نیروهای شما قرار گیرد، هم در مدت زمان کمتری آموزش می‌بینند و هم استفاده‌های عملیاتی‌تری از آن آموزش‌ها خواهند داشت که نتیجه این امر چیزی جز بازدهی بیشتر در مدت زمان کمتر نیست و وقتی کارمندان عملکرد بهتری داشته باشند، کسب‌وکار شما هم سریع‌تر و بدون نگرانی رشد می‌کند.

سنجش کار و بازخوردگیری:

یکی از کارهای مهم در کسب‌وکار اندازه‌گیری میزان پیشرفت کاری است و دقیقاً از معضلات هر مدیری نداشتن این توانایی به شکل کامل بوده؛ چرا که تا پیش از این شیوه دقیقی برای سنجش وجود نداشت و مدیران می‌بایست از راه‌های بسیار زمان‌بر استفاده کنند. اما با سیستم‌سازی، هر مدیری می‌تواند تصور کامل و دقیق‌تری از سلامت سازمان خود به‌دست آورد و داده‌ها را به شکل واقعی‌تری اندازه بگیرد.

افزایش نظم در واحد مالی:

سیستم‌سازی واحد مالی باعث می‌شود مسائل مالی سازمان بهبود یابد و از پرداخت حقوق کارمندان گرفته تا محاسبه مالیات و پرداختی‌های درون یا برون سازمانی به‌راحتی و بدون ابهام انجام شود و دیگر بدون گمراهی با مستنداتی که در دسترس شماست، پرونده مسائل مالی بسته شود.

مثالی ساده از سیستم‌سازی در کسب‌وکار

مثالی ساده از

سیستم‌سازی در کسب‌وکار

کارخانه‌ای را در نظر بگیرید که هنوز سیستم‌سازی نشده است. حتم داشته باشید که این کسب‌وکار با مسائلی همچون کم و زیاد شدن مواد اولیه، تولید نابهنگام، به وجود آمدن ضایعات بسیار زیاد، خوابِ سرمایه و موارد دیگر دست‌وپنجه نرم می‌کند. در حالی ‌که به‌محض اینکه مدیریت اقدام به سیستم‌سازی در کسب‌وکار خود کند، متوجه تغییرات در تک‌تک این بخش‌ها خواهد شد.

میزان ضایعات به طرز قابل‌توجهی کاهش پیدا می‌کند، دلیل نقص هرکدام از بخش‌ها به‌سرعت پیدا می‌شود، مواد اولیه به اندازه تولید می‌شود و در نهایت کارخانه‌ای با میزان سود بیشتر و همچنین نواقص کمتر خواهیم داشت.

ضرورت سیستم‌سازی در کسب‌وکار

وقتی که ذهن شما به مدیریت سیستم‌ها عادت می‌کند، اگر در زندگی روزانه خود هر سیستم ضعیفی ببینید، به‌سرعت متوجه آن می‌شوید و برعکس آن هم وجود دارد؛ یعنی به‌سرعت متوجه این قضیه هم می‌شوید که چه سیستم‌هایی در اطراف شما به‌خوبی و درستی کار می‌کنند.

نگاه سیستماتیک در کسب‌وکار هم دقیقا به همین شکل نمود خارجی پیدا می‌کند به‌طوری که برای هر مشکلی به دنبال دلیل رخ دادن آن می‌گردید و دیگر در خود آن مشکل غرق نمی‌شوید.

می‌توانید به‌خوبی متوجه شوید که چرا عده‌ای به شما قول می‌دهند تا با شما تماس بگیرند، اما به قول خود عمل نمی‌کنند. چرا در بعضی رستوران‌ها، هتل‌ها و فروشگاه‌ها یا حتی در کسب‌وکار خودتان خدماتی که ارائه می‌شود تا این حد نامنظم و به‌هم ریخته است و زمین تا آسمان با خدماتی که در تبلیغ درباره‌شان گفته شده بود فرق دارد. سریعا متوجه می‌شوید این کوتاهی که در حق مشتریانتان صورت می‌گیرد به چه دلیل است.

در واقع آگاهی و مهارتی که پیدا کره‌اید به شما کمک می‌کند به‌سرعت متوجه نواقص و رفتارهای نادرست محیط شوید و در اصل متوجه می‌شوید دلیل اصلی، مدیریت و نگهداری ضعیف سیستم‌هاست.

وظیفه شما این است که سیستم‌ها را یک به یک بهینه‌سازی کنید، نه اینکه هر لحظه و هر روز، مضطرب و نگران در انتظار جوانه زدن یک مشکل جدید بنشینید.

همچنین تحقیقات نشان‌دهنده این مساله است که بیش از ۸۵درصد از کسب‌وکارها هیچ‌گونه سیستمی ندارند و کاملاً وابسته به اشخاص هستند که همین مسأله آن‌ها و کسب‌وکارشان را به‌شدت ناپایدار می‌کند؛ به‌نحوی که بعد از گذشت زمان کوتاهی از شروع کارشان، درگیر بحران‌ها و معضلات بسیار و جدی می‌شوند.

نتیجه گیری

وقتی زیرسیستم‌های جدید شما در جای درست خود قرار بگیرند و به‌خوبی از آن‌ها نگهداری شود، شما این فرصت را پیدا خواهید کرد تا با صرف زمان و انرژی کمتر، بیشترین بهره را از سیستم اصلی ببرید.

سیستم‌سازی و ذهنیت سیستم‌سازی شده، یک موضوع منطقی اما در عین حال معجزه‌آساست که دنیای بی‌نظم و پرهرج‌ومرج شما را به دنیایی باشکوه تبدیل می‌کند.

سیستم سازی چیزی در حدود ۳۰تا ۵۰درصد بر کاهش هزینه‌های کسب‌وکار، بین ۲۰ تا ۳۰درصد روی افزایش بهره‌وری کار، بین ۵ تا ۱۲درصد بر افزایش بازدهی فروش و درنهایت بین ۲۵ تا ۴۰درصد بر روی افزایش سرعت فرآیندها تاثیرگذار است. (درصدها به‌طور میانگین بیان شده است.)

اگر شما هم صاحب کسب‌وکاری هستید که احساس می‌کنید بعضی پایه‌هایش هنوز لنگ می‌زند و آنطور که می‌خواهید باب میلتان نیست، شک نکنید که داستان از سیستمی نبودن کسب‌وکارتان آب می‌خورد! پس بهتر است بیش از این وقت را از دست ندهید و به فکر سیستم‌سازی کسب‌وکار خود باشید.

بهترین های سیستم سازی در جهان

مایکل برگر
مایکل برگر
راسل لینکلن اکاف
سم کارپنتر

به مشاوره نیاز داری؟

فرم زیر رو پُر کن تا کارشناسان ما به زودی باهات تماس بگیرن

[quform id=”7″ name=”landing moshaver کپی”]
ورود / عضویت
کد تایید به شماره موبایل شما ارسال میشود
ارسال مجدد کد یکبار مصرف(00:60)