سیستم سازی چیست؟

همانطور که گفته شد، سیستم‌سازی همیشه ساده‌ترین راه برای انجام هر فرآیندی را مقابل شما می‌گذارد. اما دلایل مستند دیگری هم برای سیستمی کردن کسب‌وکارتان و شفاف سازی فرآیندها وجود دارد که برخی از مهم‌ترین دلایل آن به شرح زیر است:

آزادتر شدن وقت مدیران:

زمانی‌که کسب‌وکار شما در نظم و دقت بیشتری به‌ سر برد، فرآیندها واضح شوند و همه چیز کاملا روی ریل حرکت کند، وقت مدیر آزادتر شده و می‌تواند از آن زمان اضافه در جهت کارهای خلاقانه‌تر و حتی استراحتی که سال‌هاست در انتظار آن است استفاده کند.

سیستم‌سازی و ثبات:

به دلیل اینکه سیستم سازی اصول و چهارچوب مشخصی شکل می‌دهد، اشتباهاتی که قبلاً پیش می‌آمد جای خود را به یک سیستم باثبات و محکم می‌دهد که دیگر قرار نیست با کوچکترین تکان و لرزه‌ای مدیر نگران ریزش کل سازمان باشد و وقتی نگرانی مدیر از بین برود، رسیدگی مؤثر او به مسائل شروع می‌شود.

کاهش هزینه‌ها:

سیستم‌سازی رابطه و تاثیر مستقیمی بر کم کردن هزینه‌های کسب‌وکار دارد. به دلیل اینکه وظایف تکراری را خودکار می‌کند، ریسک فرآیندها تا حد زیادی کاهش می‌یابد که منجر به کاهش هزینه‌های تولید، مدیریت منابع و دیگر بخش‌های سازمان می‌شود و درنهایت همین امر باعث می‌شود حدود ۴۰ تا ۵۰ درصد هزینه‌ها کاهش یابد که درنتیجه سود بیشتر کسب‌وکار را به‌ همراه خواهد داشت.

بهبود عملکرد و کارایی:

تا وقتی سیستم سازی راه‌اندازی نشده باشد، کارمندان معمولاً رفتار و عملکرد باری به هرجهت دارند و هرکدام طبق روش و سلیقه شخصی خود کارها را پیش می‌برند. اما با سیستم سازی فرآیندها شفاف و مستند می‌شوند و درنتیجه کل تیم با یک روش خاص و مشترک به سمت اهداف شرکت حرکت می‌کنند که همین امر افزایش کارایی تیم و درنتیجه سازمان را به‌ همراه دارد.

افزایش کارایی:

با مشخص کردن وظیفه و حیطه کاری هر شخص بر اساس سیستم‌ها، دیگر جایی برای اشتباهات مکرر و اتلاف وقت نمی‌ماند و درعوض به مدیر فرصتی برای بهینه‌سازی کارهای روزمره و آزادکردن زمانی برای تمرکز کردن بر کارهای واجب‌تر می‌دهد.

بهینه‌سازی‌ارتباطات:

یکی از نابودگرهای هر کسب‌وکاری، ارتباطات نادرست است که به‌دلیل اصولی نبودن، زمان و سود را تلف کرده و سازمان را از ساختار درست ارتباطات داخل و خارج سازمانی دور می‌کند که با ثبت دقیق رویه‌ها این معضل هم برطرف خواهد شد.

میسر ساختن رشد بیشتر:

وقتی آموزش‌های هدفمندتری در اختیار نیروهای شما قرار گیرد، هم در مدت زمان کمتری آموزش می‌بینند و هم استفاده‌های عملیاتی‌تری از آن آموزش‌ها خواهند داشت که نتیجه این امر چیزی جز بازدهی بیشتر در مدت زمان کمتر نیست و وقتی کارمندان عملکرد بهتری داشته باشند، کسب‌وکار شما هم سریع‌تر و بدون نگرانی رشد می‌کند.

سنجش کار و بازخوردگیری:

یکی از کارهای مهم در کسب‌وکار اندازه‌گیری میزان پیشرفت کاری است و دقیقاً از معضلات هر مدیری نداشتن این توانایی به شکل کامل بوده؛ چرا که تا پیش از این شیوه دقیقی برای سنجش وجود نداشت و مدیران می‌بایست از راه‌های بسیار زمان‌بر استفاده کنند. اما با سیستم‌سازی، هر مدیری می‌تواند تصور کامل و دقیق‌تری از سلامت سازمان خود به‌دست آورد و داده‌ها را به شکل واقعی‌تری اندازه بگیرد.

افزایش نظم در واحد مالی:

سیستم‌سازی واحد مالی باعث می‌شود مسائل مالی سازمان بهبود یابد و از پرداخت حقوق کارمندان گرفته تا محاسبه مالیات و پرداختی‌های درون یا برون سازمانی به‌راحتی و بدون ابهام انجام شود و دیگر بدون گمراهی با مستنداتی که در دسترس شماست، پرونده مسائل مالی بسته شود.