نقش سیستم سازی در کسب و کار

حتما تا حالا در مورد کسب و کارهای اینترنتی شنیده اید. پیشرفت در این گونه مشاغل اینترنتی نیازمند یک تجربه و تلاشی بی اندازه می باشد. این روزها با کمک سیستم سازی در کسب و کار، می توانید نیمی از راه را بدون دردسر پیش ببرید. افراد زیادی از این طریق توانسته اند، مشاغل خود را به صورت اینترنتی و از طریق صفحه های مجازی گسترش دهند و پیشرفت چشم گیری داشته باشند. نحوه عملکرد کسب و کار از ابتدا تا انتها را می توان با استفاده از همین سیستم کاری جلو برد. درواقع نوعی نقشه کار به صورت گام به گام است.

نکته مهمی که در سیستم سازی در کسب و کار باید به آن توجه داشته باشید، تمرکز روی ماموریت می باشد. علاوه بر این نکته شما باید اهداف خود و رویا هایی که برای خود ساخته اید را در ذهن زنده نگه دارید تا با کمک آن ها زمان رسیدن به پیشرفت و موفقیت خود را کمتر کنید. سیستم بندی این امکان را به شما می دهد تا هر زمان که می خواهید، خواسته های خود را عملی کنید و در کوتاه مدت به آن ها دست پیدا کنید.

تعریف سیستم سازی در کسب و کار

یکی از موارد غلطی که در مورد سیستم سازی در کسب و کار بر سر زبان ها افتاده، کنترل کردن کار است، در صورتی که اصلا این طور نیست. استفاده از سیستم سازی به هیچ وجه به معنای محدود کردن و یا نظارت روی فعالیت کارمندان نخواهد بود. درست ترین تعریف برای این سیستم سازی عبازت اند از: طراحی الگویی برای راه اندازی و ایجاد یک کسب وکار حرفه ای. با این کار شما می توانید کارایی و کیفیت خدمات رسانی را تا حد زیادی افزایش دهید و به یک استراتژی در کسب و کار خود در مناسب ترین زمان ممکن برسید.

وقتی از سیستم سازی در کسب و کار استفاده می کنید، این امکان را دارید تا نحوه عملکرد کسب و کار خود را برنامه ریزی و زمان بندی و هر یک از بخش های آن را در یک طبقه به خصوص دسته بندی کنید. با این کار میزان مدیریت پروژه و عملکرد و کارایی آن را ساده تر خواهید کرد. به صورت کلی این سیستم کاری شامل روش های عملیاتی استاندارد و فرآیندهایی در کسب و کار است. در برخی موارد این عملیات ها استاندارد و در بعضی غیراستاندارد است، که عدم توجه به آن ها یک خروجی ناسازگار  به دنبال دارد.

انواع سیستم کسب و کار

یکی از مهم ترین مواردی که در سیستم سازی در کسب و کار مطرح است، عدم وجود شما در کار می باشد. به این معنا که شما می توانید بدون حضور در محل کار در عرض چندین ماه، پروژه را مدیریت کرده و جلو ببرید. این موضوع فقط و فقط به برنامه ریزی شما و نحوه چیدمان کارهای شما بستگی دارد. اگر می خواهید کارها به درستی انجام شود، پیشنهاد می کنیم، از افراد توانمند در این برنامه ریزی های اولیه کمک بگیرید. با توجه به اینکه این سیستم های کاری انواع متنوعی دارند نیاز مند طراحی متفاوتی خواهند بود.

اجزای اصلی سیستم کسب و کار

برای اینکه بتوانید در کار خود موفق باشید و مسیر درستی را انتخاب کنید، بهترین روش در نظر گرفتم سیستم کاری در کسب و کار است. البته، چگونگی اجرای آن بی تاثیر نخواهد بود. برای اینکه یک سیستم کاری موفق داشته باشید، باید اجزای اصلی آن را در نظر بگیرد. مهم ترین نکته همان برنامه ای است که باید از ابتدا تا انتهای کار روی یک صفحه پیاده کنید و تمام نقاط ضعف و قوت را روی آن مشخص کنید و در نهایت ایراد ها و مشکلاتی که وجود دارد را رفع کنید. با این کار  بدون کوچک ترین اشتباه در مسیر موفقیت حرکت خواهید کرد.

اهمیت سیستم سازی در رشد کسب و کار

همان طور که می دانید سیستم سازی در کسب و کار اهمیت زیادی دارد، که مهم ترین آن انجام کار ها به صورت برنامه ریزی شده و بدون خطا می باشد. وقتی در مورد اهمیت این سیستم بندی صحبت می کنیم، درواقع توانسته ایم تا حد زیادی زمان را ذخیره کنیم. با این روش می توانید تمامی فعالیت های روزانه را تنظیم کنید و در انجام آن ها مرتکب به خطا نشوید. با استفاده از سیستم بندی در کسب و کار، تمام اعضای گروه شما براساس الگویی که دارند، کارهای خود را انجام می دهند و میزان خطای آن ها کاهش پیدا می کند.

یکی دیگر از مواردی که سیستم سازی در کسب و کار را قابل اهمیت نشان می دهد، هموار کردن اتوماسیون می باشد. اتوماسیون که این روزها بیشتر به آن توجه می شود به این معناست که یک فرآیند تجاری و یا یک گردش کاری تکراری باید به صورت یکسان انجام شود و یا هر بار نیاز به تکرار دارد. علاوه  بر این کار، اتوماسیون به کارمندان و کارکنان کمک می کند تا آن ها زمان کمتری را صرف انجام کار ها کنند و برای انجام کارهای مهم تر از زمان بیشتری استفاده کنند. همه این موارد اهمیت استفاده از سیستم کاری را نشان می دهد.

تاثیر سیستم سازی بر کاهش دادن هزینه ها

با توجه به تجربیات به دست آمده بهتر است بدانید، قبل از استفاده از سیستم سازی در کسب و کار، مدیریت کردن مشتریان و کسب میزان رضایت و اطمینان از آن ها هزینه های بسیار بالایی را در بر داشته است. خیلی از افراد تصور می کنند، هر چه میزان کارکنان در یک شرکت بیشتر شود، به همان میزان که فعالیت ها افزایش پیدا می کند، موفقیت هم ایجاد می شود. در صورتی که این طور نیست. با اضافه کردن کارکنان به محیط کاری شما فقط هزینه ها را بالا برده اید و کمکی به پیشرفت کاری نمی کنید.

در برخی از موارد وجود تعداد کمی از افراد با تجربه، خبره و کاربلد می تواند تاثیر بسیار زیادی روی موفقیت و پیشرفت شما در کسب و کار داشته باشد. به همین دلیل است که سیستم سازی در کسب و کار این امکان را به شما داده تا با حذف تعدادی از کارکنان هم راه پیشرفت را باز تر کنید و هم تا حد زیادی از هزینه های اضافی کم کنید و روی سرمایه گذاری تمرکز کنید. عدم استفاده از این سیستم علاوه بر افزایش هزینه ها منجر به ناهماهنگی کار ها و عدم رضایت مشتریان خواهد شد.

بخش های اصلی در کسب و کار که به سیستم سازی نیاز دارند؟

شاید برای شما سئوال باشد که چه موقع بهتر است از سیستم سازی در کسب و کار استفاده کنیم؟ زمانی که می خواهید سرمایه گذاری خود را افزایش دهید، به فکر موقعیت های جدید هستید، هنگامی که لازم دارید تیم و گروه کاری خود را گسترش دهید، وقتی نیاز دارید تا تجارت کاری خود را بهبود ببخشید، بهترین انتخاب برای شما سیستم بندی کسب و کار می باشد. با این کار می توانید تمرکز بیشتری روی کار های خود داشته باشید و با کمترین خطای انسانی آن ها را پیش ببرید.

در سیستم سازی در کسب و کار، مهم ترین اتفاقی که می افتد کاهش خطای انسانی و افزایش زمان مفید برای انجام کارهای مهم تر می باشد. با انجام این کار شما به بهبود کسب و کار خود کمک خواهید کرد. به همان میزان که کار شما اهمیت زیادی دارد و سودآوری اولین گزینه ای است که به آن فکر می کنید باید به چیدمان برنامه خود نیز توجه کافی را داشته باشید. هرچه حجم کاری شما بیشتر شود، کیفیت کارایی به همان میزان کاهش پیدا خواهد کرد، اما برنامه ریزی و سیستم بندی کسب و کار از این امر جلوگیری می کند.

مراحل اجرای سیستم سازی کسب و کار

با توجه  به اینکه سیستم سازی در کسب و کار، اهمیت زیادی دارد و به موفقیت شما و عملکرد آن کمک خواهد کرد، باید در انجام آن دقت کافی را داشته باشید. برای انجام این کار مراحلی مختلفی وجود دارد که اولین مورد آن می توان به شناسایی فرآیند برای مقابله اشاره کنیم. در این مرحله سعی کنید فرآیند های کوچکی را انتخاب کنید و تنها برای همان فرآیند تلاش کنید تا نتیجه بدهد. اگر به صورت همزمان بخواهید چندین کار را انجام دهید، رشواری شما برای رسیدن به هدف افزایش پیدا خواهد کرد، درواقع قبل از رسیدن به هدف پشیمان خواهید شد.

مورد بعدی چگونگی انجام کار هاست که باید در نظر داشته باشید. در سیستم سازی در کسب و کار شما باید جزئیات کار را بررسی کنید و برای آن راه حل مناسبی پیدا کنید. انجام هر گونه تغییران و تنظیمات در خصوص کسب و کار در این مرحله امکان پذیر است. مورد بعدی مشارکت دادن افراد می باشد، از آن ها بخواهید تا ایده های خود را روی برگه برای شما بیان کنند تا بتوانید بهترین آن ها را انتخاب کنید. با این کار شما به یک فهرست از ایده های ناب دست پیدا خواهید کرد و همه چیز برای شما دقیق تر خواهد بود.

تعریف وظایف افراد خارجی، جاسازی در کسب و کار، معرفی یک حلقه بازخورد، تمدید کردن کار، تسریع بهبود، دیگر مواردی است که برای ایجاد یک سیستم سازی در کسب و کار به آن نیاز دارید. مهم ترین نکته ای که باید به آن توجه داشته باشید، داشتن یک تیم قدرتمند و هدفمند است. به همان میزان که تیم شما خلاق و مشارکتی باشد، به همان میزان هم کسب و کار شما در حال رونق و پیشرفت است. چرا که ایده های خوب در کنار یکدیگر تکمیل می شوند و دارای اولویت بالایی هستند. این نکته تاثیر خوبی روی سرعت کارکنان نیز می گذارد.

انواع مشکلات در اجرای سیستم سازی

هیچ کاری بدون مشکل انجام نمی شود، سیستم سازی در کسب و کار که خود می تواند کمک زیادی به رونق کار شما داشته باشد و تضمین کننده پیشرفت شما است، ممکن است در طولانی مدت دچار مشکل شود. بارز ترین مشکلی که در این سیستم ها به وجود می آید، چیدمان غلط کار ها و انجام نادرست آن ها می باشد. در برخی از موارد ممکن است برنامه ریز و مدیر کارها را با یک ایده غلط جلو ببرد و همین موضوع ضربه سنگینی به کل پروژه وارد می کند. موفقیت در یک پروژه بزرگ، بستگی به نحوه برنامه که شما چیده اید دارد.

غلبه بر موانع سیستم سازی در کسب و کار

برای ایجاد سیستم سازی در کسب و کار، باید موانع زیادی را پشت سر بگذارید و یا از کنار آن ها عبور کنید. برای اینکار شما می توانید با یک برنامه ریزی مناسب، راه حل ها را جهت برطرف کردن مشکلات و موانع ایجاد کنید. اگر سیستم بندی شما در کسب و کار استاندارد باشد، هیچ مانعی برای رسیدن به هدف شما وجود نخواهد داشت. پیشرفت شما در کسب و کار و رسیدن به موفقیت در طول مسیر، همه و همه برگرفته از یک سیستم بندی مناسب با استانداردهای لازم می باشد. این برنامه ها منجر می شود تا کسب و کار شما با نظم و کوچک ترین اشکال جلو برود.